ICS2 per strada e ferrovia: dal 1° settembre obbligo ENS per i trasporti terrestri

Dal 1° settembre 2025 entrerà a pieno regime l’obbligo di dichiarazione anticipata dei dati di sicurezza delle merci in ingresso nell’Unione europea anche per i trasporti via terra.

Con l’estensione del sistema ICS2 (Import Control System 2) alle modalità stradale e ferroviaria, si chiude la fase di transizione e si completa la riforma europea dei controlli doganali, già operativa per il trasporto aereo e progressivamente estesa anche a quello marittimo e postale.

L’obiettivo è rafforzare l’analisi preventiva del rischio doganale, migliorare la tracciabilità delle spedizioni e armonizzare le pratiche tra gli Stati membri. L’implementazione definitiva del nuovo obbligo renderà non accessibile il territorio doganale dell’UE per qualsiasi spedizione terrestre priva di dichiarazione ENS (Entry Summary Declaration) correttamente trasmessa e validata.

Il sistema ICS2 costituisce il pilastro digitale della strategia europea per la protezione delle frontiere comuni, orientata alla prevenzione di minacce legate al terrorismo e alla tutela del mercato interno. Per i trasporti via strada e ferrovia, il nuovo regime impone la trasmissione anticipata dell’ENS prima dell’arrivo fisico della merce alla frontiera UE, secondo regole precise e differenziate a seconda della modalità di trasporto e della natura dell’operatore.

Per il trasporto su strada, l’ENS dovrà essere trasmessa almeno 1 ora prima dell’ingresso al confine UE. Nel caso del trasporto ferroviario, il termine potrà estendersi fino a 2 ore prima, a seconda della durata e complessità dell’itinerario.

L’ENS, da compilare con specifici dati relativi a mittente, destinatario (entrambi identificati tramite codice EORI), contenuto e origine delle merci, itinerario e mezzi di trasporto utilizzati, diventa lo strumento chiave per consentire alle autorità doganali una valutazione pre-arrivo del rischio e per disporre controlli mirati prima dell’ingresso effettivo della spedizione nell’Unione. Tra i dati obbligatori rientra anche il codice HS a sei cifre per ciascuna voce merceologica.

Ambito soggettivo e obblighi operativi
L’obbligo ricade in via primaria sui vettori, ossia su coloro che eseguono fisicamente il trasporto della merce verso l’UE. Tuttavia, il sistema consente il cosiddetto multiple filing, ossia la suddivisione dell’invio tra diversi soggetti coinvolti nella filiera logistica, a condizione che ciascuno trasmetta i dati di propria competenza in modo coordinato e conforme.

Oltre ai vettori, possono essere chiamati a trasmettere l’ENS anche gli spedizionieri internazionali, i destinatari stabiliti nell’UE (quando designati), e i fornitori di servizi IT qualificati (ITSP) che agiscono su delega.

Trasmissione: 3 modalità operative
La Commissione europea offre tre modalità operative per l’invio delle dichiarazioni ENS. La prima consiste nella connessione diretta system-to-system tra il sistema informatico dell’operatore e la piattaforma centrale europea, utilizzando interfacce certificate secondo lo standard AS4. In alternativa, è possibile rivolgersi a un IT Service Provider autorizzato, che agisce per conto dell’operatore e garantisce la corretta gestione tecnica dell’invio. Un’ulteriore opzione è rappresentata dal portale Shared Trader Portal (STP), un’interfaccia web pensata per quegli operatori che effettuano invii occasionali o che gestiscono volumi contenuti. Nel caso si opti per la connessione diretta, è necessario superare uno specifico self-conformance test per poter accedere all’ambiente produttivo. In ogni caso, per poter operare è obbligatorio possedere un numero EORI valido ed essere registrati presso la piattaforma UUM&DS, dedicata alla gestione delle credenziali digitali.

Fase transitoria
Il sistema ICS2 è diventato operativo per il trasporto terrestre (stradale e ferroviario) il 1° aprile 2025, in attuazione del terzo rilascio del programma europeo di riforma dei controlli doganali. Per consentire un’implementazione graduale, era stata prevista una deployment window – ovvero una finestra transitoria – riservata agli operatori che ne avevano fatto richiesta entro il 1° marzo 2025.

Durante questa fase transitoria, tuttora in corso, gli operatori autorizzati possono continuare a utilizzare il sistema ICS1, ma solo fino al 1° settembre 2025, data oltre la quale il sistema ICS2 diventerà obbligatorio in via esclusiva. A partire da quel momento, qualsiasi spedizione terrestre priva di una ENS valida sarà bloccata in dogana o respinta, con conseguente impossibilità di avviare le procedure di sdoganamento e rischio di ritardi operativi o ispezioni approfondite.

Implicazioni contrattuali e operative
L’introduzione dell’obbligo ICS2 rende necessaria una revisione dettagliata delle condizioni contrattuali nel settore logistico. All'interno dei contratti sarà fondamentale specificare chiaramente chi è il soggetto responsabile della trasmissione dell’ENS, definire le tempistiche e gli strumenti tecnici da utilizzare, nonché stabilire le garanzie relative alla correttezza e alla tracciabilità dei dati trasmessi. È inoltre consigliabile prevedere l’inserimento di clausole di manleva, obblighi di cooperazione informativa e sanzioni contrattuali in caso di eventuali omissioni.

Dal punto di vista tecnico, sarà essenziale garantire che i software utilizzati siano conformi alle specifiche stabilite a livello europeo, ottenere tutte le certificazioni richieste e testare in anticipo i flussi dichiarativi, così da evitare possibili interruzioni nelle operazioni.

Il ruolo della compliance nella logistica terrestre
La piena applicazione dell’ICS2 al trasporto terrestre rappresenta una sfida, ma anche un’opportunità per migliorare la digitalizzazione e la cooperazione lungo la supply chain. Gli operatori sono chiamati a investire in sistemi informativi interoperabili e ad aggiornare i propri modelli di compliance, in particolare per quanto riguarda la gestione delle responsabilità e delle deleghe operative a terzi incaricati dell’invio delle dichiarazioni.

Conclusioni
La scadenza del 1° settembre 2025 segna la fine del regime transitorio e l’entrata in vigore di un obbligo generalizzato per tutto il traffico merci via strada e ferrovia. Prepararsi per tempo, adeguando sistemi, contratti e procedure, sarà essenziale per evitare ritardi doganali, sanzioni e interruzioni operative.

Avv.ti Alessio Totato e  Signey Mathoux
Studio Legale RPLT Legalitax